Chatbot Giordano Vini spa via Facebook

Identité et coordonnées du responsable du traitement

Le Responsable du traitement est Giordano Vini spa (ci-après nommé : « Giordano » ou « le Responsable »), dont le siège social est sis via Cane Guido 47 bis/50, 12055 Diano d’Alba (CN) - P. IVA et C.F. 04642870960.

Source et finalités du traitement

Les données personnelles communiquées au cours de l'utilisation du Chatbot Giordano sont collectées directement auprès de la personne concernée et consistent en : nom, prénom, e-mail et informations spontanément fournies pendant la conversation.

Ces données sont traitées pour les finalités suivantes :

1. s'acquitter d'obligations précontractuelles et contractuelles et notamment fournir des informations qui répondent aux exigences spécifiques de l'utilisateur, en personnalisant la communication ;
2. effectuer par e-mail des activités de marketing direct relatives à nos produits et services (communications promotionnelles, offres de vente directe, sondages) ;
3. effectuer des analyses statistiques sur l'utilisation du Chatbot Giordano.

Modalités du traitement

1. Les données personnelles sont traitées par le Responsable selon des modalités essentiellement électroniques et sont conservées à l'intérieur de notre système de gestion d'entreprise. Des mesures de sécurité adéquates sont observées afin de prévenir la perte ou l'altération – même accidentelles – des données, ainsi que toute utilisation abusive ou  frauduleuse et tout accès non autorisé.
2. Pour les finalités énoncées au point 2. « Source et finalités du traitement », Giordano utilisera l'adresse e-mail indiquée par l'intéressé lors de l'activation du service de Chatbot.
3. Seules sont obligatoires les données personnelles strictement indispensables pour activer le Chatbot, à savoir nom et adresse e-mail de la personne concernée. Les autres données éventuellement communiquées au cours de l'utilisation du service sont facultatives ; celles-ci ne seront traitées que si cela permet d'apporter une réponse aux demandes posées.

Fondement juridique du traitement

En fonction des finalités de traitement énoncées au chapitre « Source et finalités du traitement », les fondements juridiques sont les suivants :

1. pour les finalités énoncées au point 1. « Source et finalités du traitement », le fondement juridique est l'article 6, paragraphe 1, lettre b du RGPD, car le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ; concrètement, il permet de répondre aux demandes posées au cours de la conversation ;
2. pour les finalités énoncées au point 2. « Source et finalités du traitement », le fondement juridique est l'« intérêt légitime » (art. 6, paragraphe 1, lettre f du RGPD, compte tenu du C47, RGPD et Opinion 09 avril 2014, n° 6 du Groupe de travail 29, par. III.3.1.) de Giordano à maintenir le rapport volontairement instauré par l'utilisateur qui a manifesté de l'intérêt pour les produits et services de Giordano et à l'informer sur ses activités de marketing et de vente directe, afin de lui faire connaître de nouveaux produits et de nouvelles marques, de lui présenter des offres, réductions, promotions, permettant ainsi à la personne concernée d'avoir connaissance de ces opportunités et de décider, si elle le souhaite, de passer commande ou de demander plus d'informations. Tout cela est justifié par les choix de l'utilisateur qui, en demandant des informations sur les produits Giordano, a manifesté de l'intérêt pour son activité commerciale et s'attend, vraisemblablement, à être tenu au courant du catalogue des produits et des activités commerciales et promotionnelles du Responsable avec lequel il a volontairement engagé un rapport ;
3. pour les finalités énoncées au point 3. « Source et finalités du traitement », le fondement juridique est l'« intérêt légitime » (art. 6, paragraphe 1, lettre f du RGPD, compte tenu du C47, RGPD et Opinion 09 avril 2014, n° 6 du Groupe de travail 29, par. III.3.1.) de Giordano à évaluer statistiquement, c'est-à-dire à travers l'anonymisation des données personnelles, l'utilisation du service de Chatbot et à l'améliorer en fonction des besoins exprimés par le public auquel il est dédié.

Critères de la collecte des données

L'utilisateur est libre de communiquer les données qu'il juge opportunes pour profiter de l'utilisation du service de Chatbot. En l'absence des informations indispensables pour répondre à la demande, le Responsable ne pourra pas fournir un retour adéquat.

La nécessité de demander les données personnelles obligatoires a été considérée conformément aux prescriptions mentionnées à l'art. 25 du RGPD (« Protection des données dès la conception et protection des données par défaut » – « Data Protection by design and by default »), qui imposent de déterminer par avance des mesures techniques et organisationnelles adéquates, destinées à mettre en œuvre efficacement les principes relatifs à la protection des données, comme la minimisation, et à assortir le traitement des garanties nécessaires afin de répondre aux exigences du présent règlement et de protéger les droits de la personne concernée. Giordano a en outre mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles aptes à garantir que, par défaut, seules les données à caractère personnel nécessaires à l'octroi du service de Chatbot ne soient traitées.

Sous-traitants, personnes autorisées au traitement des données, responsables du traitement autonomes

1. Les personnes autorisées au traitement sont les personnes chargées du service clients, des ventes, du marketing, des systèmes d'information et de sécurité des données.
2. Les données seront également traitées par des sous-traitants en charge de services poursuivant les finalités énoncées au chapitre « Source et finalités du traitement ». Par exemple, pour le service technique d'octroi et de maintenance du service, le sous-traitant est Webperformance srl – Via Brennero 316 Torre A Sud Trento (Italie), C.F 02186380222 P.IVA 02186380222
3. Les données pourront aussi être traitées par des sujets tiers, responsables du traitement autonomes, travaillant à garantir l'accès au service et l'utilisation de ses fonctionnalités (ex. : Internet Provider) et, sauf indication contraire, tenus de rendre les informations à fournir en vertu de l'art. 13 du RGPD. Les traitements effectués par ces tiers s'inscrivent dans les finalités mentionnées au point 1. « Source et finalités du traitement ».

Communication des données

Les données personnelles collectées via le Chatbot Giordano ne font l'objet d'aucune communication. Cependant, les données personnelles pourraient être transmises à des autorités de contrôle, justice et forces de l'ordre pour répondre à une demande expresse de leur part ; les données seront alors traitées dans le cadre de leurs activités institutionnelles.

Durée de conservation des données

En fonction des finalités du traitement des données, la durée de conservation déterminée par le Responsable est la suivante :

1. pour les finalités définies au point 1. « Source et finalités du traitement », la durée de conservation des données est déterminée en fonction du temps nécessaire pour répondre à la personne concernée et pourra se prolonger en fonction du nombre de fois où  l'utilisateur a fait appel au service lorsque la question n'a pas été entièrement résolue au cours de la première conversation ;
2. pour les finalités définies au point 2. « Source et finalités du traitement », les données sont conservées dans nos archives le temps nécessaire au maintien du rapport instauré avec l'utilisateur et pour le tenir au courant de nos activités, permettant ainsi à Giordano de poursuivre, à juste titre, son activité de marketing et de vente directe aussi longtemps que l'utilisateur est susceptible d'être intéressé par nos produits et services. La durée de conservation en question sera bien sûr interrompue dès lors que la personne concernée manifestera la volonté de ne plus recevoir les informations et offres de Giordano, en le lui signalant selon les modalités prévues au chapitre « Droits de la personne concernée en vertu des art. 15-22 du RGPD ». Giordano prendra alors les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour ne plus contacter la personne en question ;
3. pour les finalités définies au point 3. « Source et finalités du traitement », les données sont conservées dans nos archives pendant la durée nécessaire à leur anonymisation et afin d'analyser statistiquement le service octroyé. Passée cette période, les données d'identification ne sont plus identifiables et ne renvoient plus à la personne concernée, et ne sont donc plus sujettes aux prescriptions du RGPD.

Les données pourraient cependant être conservées plus longtemps lorsqu'elles sont nécessaires pour exercer ou défendre un droit du Responsable ou d'un tiers devant les tribunaux ou bien dans l'éventualité où la conservation serait imposée par les forces de l'ordre, la justice ou des autorités de contrôle.

Lieu du traitement et transfert des données dans des pays hors de l'UE

Le traitement, et notamment la conservation, des données personnelles se fait sur des serveurs qui sont la propriété du Responsable et/ou de sociétés tierces chargées et dûment désignées comme sous-traitantes, implantées à l'intérieur de l'Union européenne. Il est toutefois entendu que le Responsable, à chaque fois que cela s'avèrera nécessaire, aura la faculté de transférer le traitement, et notamment la conservation, dans des pays ne faisant pas partie de l'UE. Le cas échéant, le Responsable assure dès à présent que le transfert des données se fera en conformité avec les dispositions de loi applicables, en stipulant – si nécessaire – des accords qui garantissent un  niveau de protection adéquat et/ou en adoptant les clauses contractuelles standard prescrites par la décision 05/02/2010 de la Commission européenne (art. 45, 46, 47 et 49, RGPD).

Droits des personnes concernées en vertu des art. 15-22  RGPD

En écrivant au Responsable du traitement à l'adresse postale Giordano Vini SpA, via G. Cane 47 bis/50 - 12055 Diano d’Alba (CN) ou à l'adresse e-mail privacy@giordanovini.it, l'intéressé peut exercer ses droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données, d'opposition au traitement pour des raisons légitimes. Il peut, à tout moment, demander la liste complète et à jour des sous-traitants et des tiers auxquels ses données personnelles peuvent être communiquées.

Réclamation auprès d'une autorité de contrôle

La personne concernée a le droit de présenter une réclamation auprès d'une autorité de contrôle qui est, en France, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), en passant par son site Internet (https://www.cnil.fr/fr/plaintes) ou par courrier postal en écrivant à CNIL 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.

Data Protection Officer

Le Data Protection Officer peut être contacté par e-mail à l'adresse dpo@giordanovini.it pour plus d'informations sur le traitement des données.